Esta é a parte 2/6 deste artigo.

Uma vez escolhida a data e o local, é hora de avaliar o público para a sua apresentação. Em Presentations Plus, David Peoples compara o material em uma apresentação ao líquido a ser transferido de uma jarra para uma garrafa (o público). A garrafa dispõe, no entanto, de uma rolha que pergunta “o que eu ganho com isso?”. Antes de derramar o líquido na garrafa, você deve remover a rolha, o que você consegue ao fornecer um motivo egoísta que desperte o interesse da platéia de tal forma que ela se livre da rolha para receber o líquido (ou ouvir a apresentação).

Toda platéia é composta de indivíduos, cada um deles com motivos e percepções exclusivos.As mesmas informações atingirão indivíduos diferentes de diferentes formas.

Enquanto alguns serão levados a agir, outros serão impelidos a resistir. As pessoas comparam o conteúdo de uma apresentação em uma infinidade de fatores, entre eles interesses pessoais, o impacto em suas áreas funcionais ou setores específicos, sua experiência anterior e seu conhecimento de um tópico, preconceito pessoal, valores políticos, sua tolerância ao risco e as pressões imediatas daquele dia.

Sua tarefa é a de mergulhar abaixo da superfície e detectar os elementos fundamentais e denominadores comuns.

Quais são as necessidades e pontos sensíveis da platéia? Pode não ser possível agradar a cada indivíduo do grupo. Ainda assim você deve se concentrar nas pessoas com as quais está se comunicando. Encare o público do ponto de vista dele. Eles podem ser interessados e simpáticos, de mente aberta e curiosa quando aos fatos, indiferentes e apáticos ou desinteressados e hostis. Quando você se dirigir a um grupo que esteja interessado em ouvir os fatos antes de tomar uma decisão, o conteúdo é mais importante do que o estilo.

No entanto, aspectos intangíveis, tais como a aparência, as referências e a pontualidade, são vitais porque a primeira impressão pode ser o fator decisivo.

Fatos e números devem ser ressaltados juntamente com testemunhos de especialistas e exemplos específicos (se possível, exemplos sobre pessoas cuja situação seja semelhante à da platéia). 

 Piadas, metáforas, recursos visuais exagerados e outros “recheios” podem dar a impressão de que você tem pouco a dizer, desmotivando a platéia. Por outro lado, recursos de impacto são especialmente eficazes quando se está lidando com uma platéia apática ou indiferente. É nesse caso que seu estilo tem a máxima importância. Você deve partir para a conquista da atenção do público.

Uma vez conquistada à atenção, você deve deixá-lo ansioso por ouvir o que tem a dizer. Isso pode ser feito quando você transmite seu próprio entusiasmo, apresentando o que tem a dizer de uma forma envolvente, que force a platéia a pensar no assunto.

Logo no início da apresentação, para se certificar de que o público tenha interesse no que vai dizer, você deve responder a pergunta implícita: “o que eu vou ganhar com isso?”.

Seus esforços diante desse tipo de platéia serão prejudicados se você escurecer a sala, ler seu discurso palavra por palavra (o que dá a impressão de que sua apresentação é genérica e “padronizada”), falar em nível excessivamente técnico ou com muitos detalhes. É claro que a situação mais difícil de todas consiste em falar para um grupo hostil e desinteressado.

Quando você se defronta com esse tipo de público, mantenha-se calmo, fale em tom neutro e sem pressa e não perca o controle. Se você deixar a atitude da platéia influenciá-lo, irá estimular sua resistência em lugar de superá-la. Tenha em mente que nada atiça mais as chamas do ressentimento.